На старте мы с бизнес-партнером Николаем Иванниковым все делали сами: программировали, продавали, упаковывали продукт, работали в технической поддержке. Но в какой-то момент мы перестали успевать — клиенты заваливали вопросами. При этом денег на аренду офиса и найм сотрудников катастрофически не хватало. Так пришла идея взять первого сотрудника на удаленную работу. Естественно, в первую очередь на ум приходили знакомые.
Долго искать не пришлось. Когда я занимался своим предыдущим проектом, вместе с партнерами развивал компанию «Октолайн» (виртуальную АТС для бизнеса), к нам на стажировку приезжал парень из Казахстана, который запомнился мне своим ответственным отношением к работе. Именно ему я позвонил в первую очередь и предложил работать у нас на полставки. Он согласился и стал первым удаленным сотрудником в компании. Сейчас Эмиль переехал в Москву, работает у нас, занимается аналитикой.
Без офиса работать можно
Признаться, поначалу я очень скептически относился к идее работать с людьми удаленно. Когда в компании четыре человека, трое из которых программисты, наладить эффективную работу не так сложно: созвонились в Skype, поговорили, пошли работать дальше. Но когда в компании больше 40 человек, их сложно контролировать даже из офиса, не говоря уже об удаленке. Тем не менее мы решили попробовать и продолжили нанимать сотрудников из других городов. Число заказчиков росло, объем работы увеличивался, нужны были специалисты техподдержки, маркетологи, тестировщики. Мы старались отбирать лучших.
Даже в тот момент, когда число сотрудников достигло десяти человек, я относился к удаленной работе как к эксперименту. Все ждал, когда же у нас все сломается, когда мы поймем, что дальше работать по Skype не получится. Морально готовился к тому, что придется снимать офис и набирать новую команду, а с некоторыми удаленщиками придется попрощаться. Но такой момент не настал. Компания продолжала расти: если в начале 2012 года в ней числилось всего 2 человека, то концу года нас стало уже 10.
Думаю, секрет в том, что у нас получалось находить мотивированных, заинтересованных сотрудников и объединять людей вокруг интересной задачи — сделать хороший продукт, который решает реальную задачу клиентов.
Людям нравится быть частью какого-то большого и значимого проекта, быть причастными к решению реальных задач.
Офис мы в итоге сняли, но только спустя полтора года, в августе 2013-го, и только потому, что сложно организовать удаленную работу отдела продаж. Однако 35 сотрудников так и продолжают работать из дома.
У нас часто спрашивают, не халтурят ли удаленщики, как мы контролируем их работу. Я для себя понял: человек, который не хочет работать, не будет работать ни дома, ни в офисе, а человеку, которому интересна его работа, не так важно, где ее делать. Да, работа вне офиса требует определенной самодисциплины и самоконтроля, не всем такой режим работы подойдет. Таких кандидатов мы обычно отсеиваем на испытательном сроке.
Как правило, к нам приходят мотивированные люди, которых мы отбираем на трех этапах интервью: с HR-специалистом, руководителем отдела и со мной. Мы обязательно проводим видеособеседования с соискателями по Skype: когда видишь глаза человека, легче его понять и определить, подходит он нам или нет.
Во время интервью мы стараемся не просто узнавать, чем человек занимался на предыдущей работе, но и то, как он решал задачи, что делал в случае возникновения трудностей.
На собеседовании все кандидаты рассказывают о предыдущих работах и навыках одинаково красиво, но когда начинаешь углубляться в детали и задавать более подробные уточняющие вопросы, становится понятно, компетентен человек или нет. В этом плане лично мне помогает знание изнутри всех процессов в компании, так как я сам занимался и продажами, и техподдержкой, и программированием, и тестами.
Если у двух кандидатов примерно одинаковый опыт, образование и прочее, мы обращаем внимание на эмоциональный тип — насколько нам нравится человек и насколько органично он впишется в команду. У Цукерберга есть интересный принцип приема на работу, он говорит так: «Я беру на работу в свое непосредственное подчинение только таких сотрудников, на которых бы сам хотел работать ».
Кстати, правило визуального контакта мы применяем в ежедневной работе. В нашей удаленной команде принято общаться с включенной камерой, чтобы лицо собеседника было видно, это помогает быстрее найти общий язык.
Уделяйте внимание коммуникациям
Под словом «коммуникации» я понимаю любое общение в команде. Сейчас у нас 4 отдела: разработки, технической поддержки, маркетинга и продаж, бухгалтерии и HR. У каждого из них есть свой чат в Skype и свой инструмент для работы, а также график планерок / совещаний. Программисты используют JIRA и BitBucket, продавцы работают в нашей собственной CRM, техподдержка — в Zendesk. Мы также используем Google Docs и Bitrix 24.
Так как у нас в команде уже более 40 человек, причем, живущих в разных часовых поясах, иногда возникают трудности. В скайпе 40 человек одновременно не помещаются, приходится использовать другие сервисы для проведения общих собраний. Мы пока выбираем подходящее решение для этого, пробуем разные варианты.
Тот факт, что сотрудники физически находятся в разных местах, не мешает нам вести неформальное общение. Для этого у нас есть специальная «Skype-курилка», где можно безнаказанно флудить и развлекаться. Еще есть «котопятницы», когда весь Skype в забавных котах, это поднимает настроение.
Впрочем, мы не ограничиваемся онлайн-развлечениями. Все-таки живая коммуникация тоже очень важна, так что мы все-таки один-два раза в год собираемся всей компанией офлайн, за исключением двух сотрудников из Америки. Мы уже проводили тимбилдинги в Греции, Черногории и Египте.
Команда — это залог успеха. Поэтому главное — найти правильных и профессиональных людей, разделяющих ваши цели, а остальное приходит следом.
Тут должна быть какая-нибудь сильная цитата Френка Андервуда про сильную команду, но, чёрт возьми, ничего не нашёл. Поэтому давай перейдем от высокопарных демагогий к практике.
Итак, для любых великих свершений нужна хорошая команда. Кроме того, команда должна быть сплочена, скована одной цепью и связана одной целью. Галера, на которой гребцы гребут вразнобой, далеко не уплывёт, вы, скорее, отправитесь со своими амбициями к той кошмарной рыбе из трэшового советского мультика, в котором русалка с рыбьей головой пела: «Оставайся, мальчик, с нами, будешь нашим королём». Но нормальные чуваки не хотят быть королями какого-то там днища, поэтому выхватывают меч из ножен, вскакивают на щит и призывают свою армию сплотиться. А как призывать? Сейчас узнаем.
Этот текст посвящен не только начинающим бизнесменам, но и всем тем, кто мечтает собрать вокруг себя сильную команду. И не важно, что у вас: рок-группа с гаражом и большими амбициями, любительская футбольная команда, команда КВН. Методы везде одинаковые.
Персонал предприятия – это как футбольная команда: ребята должны играть как единая команда, а не как скопище ярких личностей.
– Ли Якокка –
Свои люди
Если хочешь сформировать именно команду, то относись с огромной тщательностью к подбору новых людей. Они должны быть не просто профессионалами, но и мыслить одинаково с тобой. Только свои люди понимают всё с полуслова, и это сильно экономит время. Не придётся тратить время на знакомство, интеграцию и освоение. Привыкание пройдёт гораздо быстрее. Пускай ты возьмешь ударника похуже, но зато он будет тебя понимать и двигаться с тобой в одном направлении. А техника – дело наживное.
Если твоя команда будет, словно сборная по футболу, состоять из игроков разных клубов, то раскол неизбежен. Когда все слеплены из одного теста, то риск повторить судьбу Beatles и распасться сводится к 13,9%. Подсчитано научно доцентом кафедры бессмысленных подсчётов Викентием Жабо.
И, пожалуй, главная причина, почему нужно искать именно своих людей, в том, что они дадут тебе ценный совет. Зная поставленную цель, прекрасно понимая, на что вы ориентируетесь, они смогут давать грамотные советы. Иначе это превращается в шапито, всё равно что старая библиотекарша будет подсказывать, как работать в С++.
Однако помни, что стоит избегать единомыслия. Нет, не нужно спорить, все должны быть охвачены единой целью, но у них должны быть свои варианты решения проблемы, которые они смогут предложить.
Реальные цели
Если на вопрос: «Какие цели, босс?», – ты скажешь: «Ну, чтобы денег было много, там, богатства, чтобы нас знали. Ну чё-нибудь такое», – то наш тебе совет – завязывай со своими проектами прямо сейчас. Видишь ли, команда сможет сплотиться, только зная поставленную цель. И цель эта должна быть сформулирована точно, изящно и доступно, чтобы ни у кого не возникало вопросов. Иначе у разных членов твоей команды будет разное видение ситуации, и каждый начнёт достигать «богатства и славы» своим способом, чаще всего противоречащим общей работе.
И самое главное, цели должны быть реальными: не воздушные замки под названием «Светлое будущее», а шаг за шагом, преодолевая одну вершину за другой. Может быть, в далёкой стране дивных эльфов и есть создания, которые с ходу и за неделю приведут команду к успеху, но, увы, в этом мире такое возможно только после долгих лет совместной работы.
И самое главное, всегда подстраивай команду к конкретным ситуациям.
Поощрения
Безусловно, в настоящей команде многие работают не только за доброе слово, пышный корпоратив, идею, друг за друга, за своего руководителя. Команда прекрасно понимает: если результат интересен с нематериальной точки зрения, его достижение – это безусловная победа всего коллектива и любого его члена. Более того, каждый участник четко осознает свою роль в достижении этой победы. Но тем не менее, до славных времён нужно дожить, а людям деньги нужны в данный момент. А если их стремления поощряют звонкой монетой, добрым словом или какой другой премией, то появляется стимул трудиться. Доброе слово и собаке приятно, а внимание лидера – людям всех возрастов. Но главное – делать это своевременно, иначе закрадутся сомнения. Помни, успех общий, но похвалу нужно выражать лично.
Удержать всех
Чилийские социалисты пели: «El pueblo unido jamás será vencido», – или по-нашему: «Пока мы едины, мы непобедимы». А потом начинается страшное: команда и компания устают друг от друга и норовят расстаться, подорвав монолит слаженного коллектива. Ещё хуже, когда они уходят к конкурентам. Случаи с уходом на повышение рассматривать глупо, ради этого человек во многом и старался.
Почему люди уходят? Причин много, всё зависит от того, чем вы занимаетесь. Некоторые из-за денег: опыта они набрались, теперь можно перейти в контору побогаче. Некоторые просто устают и не видят смысла дальнейшего сосуществования, хочется сменить антураж. Обычный кризис. Вот тут самое сложное: ты должен убедить сотрудника в том, что лучшие времена впереди, что он действительно невероятно ценный член экипажа. И что скоро, когда вы придёте к своей цели, все мытарства будут компенсированы. Будь дипломатичен и внимателен к «братьям по оружию». Но знай и меру, чуть что – они сядут на шею.
Командная культура
В бизнес-сфере её ещё называют «корпоративной», но мы-то говорим не только про бизнес. И это очень важно, потому как, несмотря на цели и общность интересов, люди разные. Они пришли из разных семей, разных учебных заведений, и взгляды на жизнь у них разные. И иногда наступает тот самый момент, когда вы собираетесь вместе, и в их головах начинает зреть мысль: «Как бы свалить побыстрее из круга этих идиотов».
А ведь вас должно объединять что-то, кроме банальной цели и непосредственной работы. В спорте команду объединяют цвета и болельщики, в политических партиях – идеология. Что будет объединять вас? Это ты должен решить сам. Но сам факт наличия коллектива, у которого есть легенда и хоть какое-то общение между собой, привлекает больше, нежели простая контора. Вы не должны быть Pink Floyd, которые на репетициях в последние годы существования даже не здоровались друг с другом. Там, где есть командная культура, появляется гарант того, что вы не распадётесь к чертям собачьим в ближайшие 2 месяца и будете трудиться ради общего блага в поте лица до последнего предсмертного писка.
Личный вклад
Этот совет в большей мере подходит тем, кто сплотил команду на финансовой ниве. Если у вас группа или кружок юных поэтов, то здесь нужен другой подход, более традиционный, основанный на равенстве.
А в бизнесе и других местах, в которых ты играешь роль ярко выраженного лидера, избегай панибратства, мягкости и прочих нежностей, устанавливай отношения через результаты. Люди, которые достигают нужных результатов, имеют хорошие отношения с другими людьми. Они в своей работе нацелены на общее дело и выполняют свои обязательства перед всем коллективом. Доброта и нежность без результатов смысла не имеет, это лицемерие и иждивенчество.
На себя посмотри
Будь примером для своей команды. Ты эту кашу заварил, ты, в случае чего, её и будешь расхлёбывать. Ты должен быть примером для своих работников, чётким, трудоголическим примером, воплощением ответственности, идейности и трудоспособности. Твори, мучайся, живи в бешеном темпе!
И ещё, знаешь, почему апостолы так успешно сеяли христианство в Европе? Потому что они хорошо знали слабые и сильные стороны своих соратников и поэтому могли правильно распределить их обязанности. Ещё те психологи. Тебе следовало бы также взять на заметку это давно забытое искусство.
Ставить работу команды во главу угла начали американские корпорации 40 лет назад. Взяв за основу спортивные принципы, бизнес-тренеры вывели множество законов, в соответствии с которыми должна строиться работа группы на общий результат. Усваивать эти законы и принципы сотрудники должны непосредственно на рабочем месте. Для облегчения этой задачи есть множество практик - от пресловутого верёвочного тренинга до модного в России кулинарного тимбилдинга .
Командообразующие тренинги могут решать разные задачи: снимать напряжение в коллективе, выявлять лидерские качества сотрудников, налаживать взаимодействие разных подразделений компании. Специалисты советуют при выборе тренинга по возможности отказаться от экстремальных видов спорта и практик, подразумевающих публичные выступления сотрудников: стресс и чувство неловкости могут убить весь положительный эффект. Тем не менее без соревновательного принципа на тимбилдинге не обойтись.
H&F выбрал несколько интересных тренингов, которые могут сделать работу команды более слаженной.
Тёмная комната
Немец Андреас Хайнеке придумал и создал проект «Диалоги в темноте » в 1995 году. Все коучи, проводящие тренинги с менеджерами компаний, - слепые, сам тренинг проходит в абсолютно тёмной комнате и длится несколько часов (часть занятия, посвящённая обсуждению результатов, всё-таки при свете). В тимбилдинге могут участвовать от двух человек до нескольких десятков. Занятие начинается с простейших заданий - определить размер комнаты, разделиться на команды, найти в тёмной комнате стол, усесться за него, заняв стулья, и так далее. Тренинг направлен на выявление лидерских качеств и сплочение команды, но может трансформироваться и под другие нужды. К примеру, выявлять антилидера в коллективе. В России франшизу «Диалогов в темноте» развивает другой немец, Тобиас Райзнер.
Виноделие
Владельцы небольших частных виноградных хозяйств приноровились сдавать свои угодья различным компаниям , специализирующимся на проведении тренингов. Занятия по виноделию, как правило, длятся три-четыре часа. За это время команды, состоящие из менеджеров компании, успевают не только потоптать грозди винограда (что, конечно, очень весело), но и придумать название вина, дизайн этикетки, презентовать свой продукт. Попутно участники программы узнают о технологии создания вина, а через три-четыре месяца готовый перебродивший напиток приезжает к ним в офис. Задача тренинга - познакомить друг с другом сотрудников разных подразделений компании, которым не приходилось раньше работать вместе, если перед ними стоит задача заняться одним проектом.
Зомби-апокалипсис
Корпоративная культура США переживает бум Humans vs. Zombies - тренингов, чей девиз подкупает любого HR-менеджера: «Зомби не дискриминируют вас ни по расовому, ни по гендерному признаку. Они просто жрут вас, если вы не умеете работать в команде». Роли зомби играют нанятые актёры, а сотрудники компании изображают уцелевшую группу людей, которым, в зависимости от сценария, нужно выбраться из закрытого помещения или спасти мир. В итоге получается смесь пейнтбола и костюмированного представления. Программа хороша, с одной стороны, для выявления лидерских качеств сотрудников, с другой - для формирования привычки слушаться предводителя и исполнять его приказы. Такие тренинги, кстати, популярны на военных базах США.
Парилка
Отечественные бизнесмены только-только начали отучаться от привычки проводить важные встречи в бане, как вдруг выяснилось , что в Японии совместные ванны начальника отдела с подчинёнными - главный хит в области тимбилдинга. Разумеется, если все сотрудники одного пола. Сидя в горячем источнике, коллеги могут поговорить доверительно и начистоту, считают азиатские бизнес-тренеры, и даже европейские менеджеры с ними согласны . Важно отметить, что погружаться в горячий источник нужно совершенно голым, предварительно приняв душ и промыв волосы в компании всё тех же коллег.
Ни для кого не секрет, что дружный коллектив сильно влияет на эффективность работы всего предприятия. В данной статье вы найдете бюджетные способы сплочения ваших сотрудников и повышения их лояльности к родной компании.
Если у вас продуктовое производство, организуйте увлекательную экскурсию по предприятию для детей работников. Если бы вас в детстве пригласили на кондитерскую фабрику попробовать горячий шоколад или в настоящей пекарне слепить булочку своими руками, вы бы прыгали от радости? Скорее всего, да. Такой способ – отличный стимул для лучших работников вашей компании, у которых есть школьники. Фото на память на фоне производственных мощностей, вкусные наборы в подарок в финале встречи будут еще долго волнующей темой разговоров в их семьях.
Что бы вы сделали, если бы увидели свое фото в журнале или газете? Наверняка вы бы купили это издание и похвастались широкому кругу родственников и знакомых. Доставьте такое удовольствие своим сотрудникам. Например, опубликуйте в местной газете поздравление от вашего предприятия с Днем города и добавьте в публикацию удачное коллективное фото нескольких сотрудников какого-нибудь отдела. Лояльность подчиненных, попавших в кадр, к предприятию гарантированно увеличится!
Обязательно размещайте списки именинников месяца на доске объявлений внутри вашей организации. Даже устное поздравление от коллеги, особенно, руководителя, имеет большое значение для любого человека в такой день. В советские времена существовала замечательная традиция ведения доски почета. Любой человек в душе жаждет признания коллективом, даже если и отрицает подобное. Внедрите эту проверенную годами систему. Пусть ваша доска почета обновляется не так часто, скажем, раз в год. Пусть на ней будет не так много окошек для фото, например, десять. Но созерцание себя любимого в числе лучших будет хорошим стимулом для любого сотрудника, если к этому гарантированно приложится еще и некоторая денежная премия.
Подумайте, кто у вас на предприятии прирожденный заводила и творческая личность. Поручите такому человеку организовать пару, тройку конкурсов или оригинальных поздравлений для предстоящего юбилея одного из сотрудников. Выиграют сразу три стороны: ваш юбиляр, организатор программы и вы, как руководитель. Есть люди, которые жаждут проявить себя и заслужить всеобщее одобрение. Дайте такому человеку шанс и вас еще больше будут ценить, как мудрого начальника.
Вот вы сидите в кругу коллег и пьете чай по случаю дня рождения одного из вас. Предложите имениннику набрать номер его мамы, скажите ему: «Для одного приятного сюрприза». После того, как в трубке будет слышен голос этого самого родного человека, попросите отдать вам на минутку телефон и пустите трубку по кругу. Пусть каждый из присутствующих поздравит маму именинника и расскажет, какой прекрасный человек ее сын или дочь, и как все его здесь ценят и любят. Скорее всего, буря положительных эмоций и слезы радости случатся в результате такого поздравления по обе стороны коммуникаций. К Новому году заключите договор с местным дворцом культуры на посещение детьми сотрудников новогоднего представления. Обычно, сумма такого договора не велика. Зато подобные мероприятия не оставят подчиненных равнодушными.
Всегда здоровайтесь с коллегами и работниками предприятия. Доброжелательность и открытость в общении настраивают на позитивное отношение сотрудников к происходящему. Старайтесь запоминать, как зовут работников по имени и отчеству, как это делал В.И. Ленин. Уважительное персональное обращение даже к человеку низшего звена автоматически поднимет вас в глазах всех коллег.
Такими нехитрыми способами вы можете постепенно развить лояльность сотрудников к вашей компании.
Три месяца я присматривался к ситуации, ездил «в поля», проводил долгие вечера в разговорах с людьми из отдела. Новый год проскочил незамеченным, дела в компании (пока что!) шли своим привычным чередом: народ мог только догадываться, какие планы я вынашиваю, аккумулируя наблюдения, результаты бесед с региональщиками, собственные соображения и идеи, которые призваны были перевернуть тут все с ног на голову! Еженедельник пух с каждым днем все больше и больше. Скоро стало понятно, что пора все это обнародовать, предъявить новым коллегам, посмотреть на их реакцию и начать действовать.
Да, самое большое поле для улучшения ситуации было в области оргструктуры. Проанализировав пошагово, что и как именно необходимо менять, я понял, что в одиночку не справлюсь. Особенно это касалось построения системы тренингов. Понимая, что подобной системы нет ни в каком виде, более того, нет понимания, как это сделать, я решил, что мне в команду нужен человек для работы с командой внутри нее самой. Немного провозившись с «продажей» этой идеи руководству, я сразу же кинулся на поиски такого человека. Позицию мы назвали «Менеджер по развитию отдела продаж» (на английском она звучала Sales Organization Development Manager).
Вот что сделало возможным внедрение этой позиции - описание того, что конкретно этот человек будет делать и за что отвечать.
Искали мы недолго и довольно продуктивно. Один парень мне запомнился больше других: во-первых, потому что он был длинноволос, а во-вторых, он сразу предложил перейти на «ты». Неожиданно, но сославшись на культуру общения на «ты» в той компании, из которой он пришел, предложил перенести этот положительный опыт. Я был открыт, и после довольно продуктивного интервью и сделанной Андреем качественной презентации о том, что нужно делать и какие он видит первые шаги на новой работе, мы вместе с коллегой кадровиком приняли решение его взять. Структурно эта задача, конечно, должна быть возложена на отдел кадров, но, учитывая размер организации, ее растущий штат и количество задач, которые необходимо решить, одним из первых, самых важных и ключевых шагов на пути к успеху было внедрение именно этой позиции. Ну и, конечно, немаловажную роль играет в этом сам человек: очень важно, чтобы он/она были из среды продаж, чтобы понимать, как все устроено в отделе и на какие рычаги предстоит давить.
Первая моя встреча с Андреем на его новом рабочем месте произошла спустя три недели после собеседования, и мы приступили к внимательному обсуждению списка вопросов, которые ему предстояло решать в первую очередь. Всегда важно в самом начале определиться вместе с человеком, чего ты от него ждешь на этой работе, чтобы избежать лишней, неэффективной активности и дальнейшего взаимного разочарования. Меня научили такие сессии называть «Оценкой ожиданий», когда в дружелюбной манере менеджер рассказывает, чего он ждет от своего коллеги. Вот как выглядел мой список «ожиданий» от Андрея:
Понимание организации, структуры. Андрей пришел из другой компании, рынка и организации. Поэтому было крайне важно вначале потратить достаточно времени на понимание всех механизмов деятельности - как внутри компании, так и ее внешней деятельности. Я попросил его съездить и «в поля», и обязательно в регионы, чтобы почувствовать полностью, как живет наш «организм», и увидеть другие области для улучшения, помимо тех, на которые я указываю сам.
Исследование «духа организации». Проведение качественного исследования в отделе продаж. Учитывая, что не со всеми людьми возможно поговорить (80 менеджеров, разбросанных по всей стране, а Андрей один!), я хотел сделать первый «замер температуры» в отделе - что люди думают, чего им не хватает, что они хотели бы улучшить. У меня были кое-какие наработки похожих исследований мнений в организации, и я горел желанием опробовать эти методики обучения в деле. Мне всегда представлялось делом первостепенной важности именно то, как и что люди думают о своем месте работы - мне важно всегда быть в курсе состояния настроения команды. Мы решили провести такой опрос: возможно, он даст нам еще несколько тем для размышления.
Вот некоторые результаты, которые довольно быстро очертили дополнительный пласт работы для нас и помогли лучше сфокусироваться на нашем пути:
| Мой непосредственный руководитель постоянно пытается сократить объем моей работы за счет уменьшения количества второстепенных заданий.
Еще одно подтверждение, что много есть лишней и ненужной работы и, видимо, нет четкой и понятной системы, кто и что делает. Наличие более 50% несогласных или затруднившихся ответить свидетельствует о том, что людей перегружают в основном второстепенными делами («Наверняка отчетами», - тут же подумалось мне.) |
|
 |
Мои способности, стиль работы и моя точка зрения высоко ценятся моим менеджером.
Да, вот оно: связка «менеджер - подчиненный» носит односторонний характер: я говорю, а ты слушаешь. Что не один раз было мною замечено в полях. И вот вам еще одно подтверждение. |
Не самая лучшая ситуация, когда люди не могут делать все, на что способны и к чему стремятся. Мне думалось, что это, конечно же, менеджерская проблема - отсутствие поощрения инициативы и использования возможностей людей на полную катушку. Хуже другое - когда люди не хотят реализовываться, а механически выполняют свою работу. С этим гораздо сложнее работать. Так что наш случай все еще подлежал реанимации.
Честно говоря, сложно было ожидать другой картины: во-первых, карьерные перспективы мало кто вообще себе представлял, да и брали на работу на менеджерские позиции практически на 100% людей извне. Крайне редко вакансия заполнялась кандидатом изнутри, «своим», это скорее было исключением из правил.
| Я удовлетворен количеством тренингов, в которых я принял участие за последний один-два года.
Системы тренингов не существовало, а «согласными» или «полностью согласными», думаю, были несколько менеджеров из московского офиса. Остальная часть команды не была охвачена никак. |
 |
| Принимая во внимание рыночные условия, я считаю, что моя работа оплачивается достойно.
60% людей не были довольны зарплатой. Понятно, что денег народу, как правило, хочется больше, чем он имеет, но все же, на мой взгляд, 60% недовольных - это перебор. И этим, ясное дело, необходимо было заняться, но тут Андрею было не справиться - надо анализировать рынок и понимать, объективно ли мы мало платим. |
 |
Цели, сформулированные в результате анализа
- Повышение уровня компетенции в организации. Тренинги и развитие. Это первое, что надо было сделать, как говорится, «вчерась». Людей необходимо учить, уровень в организации довольно низкий, и винить, кроме как самих себя, нам было некого. Мы проговорили, что тренинги нужно делать не точечными, а системными. Система должна быть понятной, простой и отвечающей нашим нуждам, покрывать все уровни в организации, от торговых представителей до руководителей отделов.
- Система карьерного развития («карьерный гид», «лучшие люди»). В организации отсутствовала как таковая система карьерного развития. Никто не знал, кем он может стать, какую позицию занять и что для этого нужно сделать. Более того, такого запроса даже практически и не поступало ни от кого. 99% всех вакансий заполнялось внешними людьми, пришедшими из других компаний. Я видел в этом большую проблему. Организация должна уметь самогенерироваться - то есть «производить» свои кадры самостоятельно; в связи с ростом, расширением бизнеса появляется все больше и больше потребностей в менеджерах. Я считал, что 95–99% менеджерских вакансий могли быть закрыты своими же людьми. Для этого необходимо построить систему, которая будет давать возможность людям расти и развиваться.
- Внедрение системы оценки работы. Еще одна грань успешной и развивающейся организации - система оценки, оценки результатов работы. Для того чтобы человек развивался, ему необходимо давать обратную связь - в нашем случае менеджеру по прошествии года, да, впрочем, любому сотруднику, важно поговорить со своим подчиненным и оценить, как он сработал, что получилось, а что нет; в чем человек преуспел, что является его сильными сторонами, а что необходимо улучшать. И эту затею непросто осуществить, не имея системы координат - определенных оценочных критериев навыков, компетенций. Очень серьезная и большая работа, которая должна была всего лишь зародиться в первый год и превратиться во что-то рабочее уже в 2005 году.
- Проект «сФокусируйся!».
Это очень серьезный проект. Люди в отделе продаж должны ездить на автомобилях. Для них это такой же инструмент, как для бухгалтера - калькулятор. Отдел продаж постоянно находится «в полях», у заказчиков - люди постоянно передвигаются. В компании на момент моего прихода было три уровня сотрудников и, соответственно, три способа автообеспечения:
- Групп-менеджеры (мои непосредственные подчиненные) на «фордах-фокус».
- КАМы, РСМы (менеджеры) - на «ладах».
- Торговые представители - на своих машинах, а компания компенсировала им расходы по использованию их автотранспорта.
Я не мог себе представить успешного торгового представителя, приезжающего на важнейшие переговоры на пятнадцатилетней давности машине, или РСМа, беседующего с дистрибьютором о годовом контракте и застрявшего на дороге из-за поломки его «лады». Я поставил нам с Андреем задачу в двухлетний срок пересадить всех сотрудников на приличные автомобили. Мне более чем хватало внутренней уверенности, что это осуществимо, но важно было правильно представить этот проект.
Во-первых, «форд» лучше/экономичнее «лады». Во-вторых, машиы нужны всем, включая торговых представителей.
С большими боями мы задвинули эту идею руководству и с великой радостью донесли до команды. Народ пришел в восторг, и данное решение нашло очень серьезный резонанс в умах и сознании команды. Все было просто счастливы! Особенно я, конечно же.
- Создание системы признания и поощрения. Важным элементом создания особого духа в организации являются нематериальные вознаграждения - и я попросил Андрея подумать о разработке системы признания и поощрения лучших сотрудников в каждом подотделе и последующем награждении на ежегодных конференциях.
- Разработка стратегического плана действий функции/подотдела. В целом, учитывая новизну направления, нужно было составить стратегический план действия в области организационного развития и не забыть ни одну деталь из того, что мы обсуждали. Было видно, что Андрею понравился объем, а главное - масштаб работ, и он рьяно взялся за их воплощение в жизнь.
Эволюция системы. Революции - нет , эволюции - да
«Запуганный все-таки народ», - подумал я, когда в очередной раз мне кто-то сказал, что «только не надо делать резких шагов и выдумывать всякие тут революции. У нас здесь все по-другому, и не надо резких движений». Сначала мне об этом сказал Маттеус Хортиц чуть ли не в первую нашу с ним встречу, потом Доминика несколько раз повторила и еще не раз передала через Хортица: «Только скажи Олегу, чтобы не устраивал переворотов».
«Но как тут не делать резких движений?» - всегда задавал я себе один и тот же вопрос. Тут ведь столько всего надо переделывать и перестраивать...
С другой стороны, зачем мне это сопротивление, думал я. Ни к чему. Ведь, по сути дела, самая важная вещь - это то, что ты сделаешь, а не то, как ты это назовешь. Нарисовав слово «революция», я кручу его и верчу, пытаясь понять, как еще можно это все обозвать, и вдруг вижу, что, поменяв всего пару букв, можно получить совершенно безобидное слово «эволюция», которая сразу же расслабляет руководство и придает всем моим действиям позитивный оттенок.
Осталось только соответствующим образом все представить Доминике и Хортицу. Как раз намечается ее визит в середине февраля, и я сразу начинаю готовиться.
А эволюционировать есть чему. Это касается в первую очередь системы дистрибуции, а во вторую - отдела продаж.
Преобразования в дистрибьюторской модели заключались в тот момент в создании выделенных подотделов внутри отдела продаж - переключение всего внимания (фокуса) с продаж от дистрибьюторов на торговлю.
Вот такую презентацию я предложил Доминике и Хортицу:
По сути, с нее и началось эпохальное движение от ситуации 2003 года, когда продажи были, мягко говоря, не на самом лучшем уровне: увеличились всего на 1%. Да, безусловно, фактор колебания валютных курсов сыграл свою роль (в тот год евро довольно сильно вырос по отношению к рублю), и это снизило прирост продаж. Тем не менее продажи, да и вся система находились в довольно плачевном состоянии.
Сейчас, оглядываясь на конец 2003 года, думаю, что ключевым фактором успеха было довольно быстрое определение болевых точек компании. Можно было долго разбираться, что и как работает неправильно, почему тот или иной процесс дает сбой, но мне удалось примерно за месяц сформулировать самые важные первые шаги для улучшения ситуации в долгосрочной перспективе. Понятно, что изменения предлагались довольно серьезные и они предполагали совершенно другой подход к работе почти 90% людей в отделе, но необходимость реформы была настолько очевидной для меня, что я, ни секунды не мешкая, приступил к написанию первого плана. В общем, главное - ввязаться в драку, а там разберемся!
Эволюция отдела продаж
Я прекрасно понимал, что невозможно одним ударом перестроить весь отдел, и начал с самого простого - нашел способ сделать полевую организацию ответственной за продажи дистрибьюторов на местах - «внешних» продажах. («Внутренние» продажи - продажи дистрибьютору, за них отвечает КАМ; «внешние» продажи - дальнейшие продажи дистрибьютора магазинам и прочим заказчикам, за них отвечает РСМ.) Преобразования в отделе продаж выглядели следующим образом:
Отдел продаж - основная роль и задачи
| Фокус до: | Фокус сейчас: |
|---|---|
| - Проверка дистрибуции. - Поиск новых заказчиков. - Переводные заказы. - Иногда продажи. - Проверка цен. |
- Продажи! |
Мы наконец-то решили превратить проверяющую организацию в продающую !
В каждом регионе у нас уже были РСМ и торговые представители. Учитывая ввод выделенных торговых представителей у дистрибьютора, мы разделили функцию нашего торгового представителя на две различные позиции.
Список приоритетов для этих членов команды теперь был таков:
Представитель по работе с ключевыми клиентами. Описание работы:
- Ответственность за объем продаж своей секции.
- Ответственность за прямое покрытие.
- Ключевые клиенты - разных форматов: оптовики, рынки, розничные магазины.
- Планирование и исполнение всех инициатив и запусков.
- Постоянный поиск дополнительного объема продаж.
- Выделенные отделы дистрибьюторов.
- Контроль, тренинги и развитие выделенных отделов.
- Постановка целей по объему и дистрибуции.
- Полная ответственность за объем продаж через выделенный отдел.
- Общий контроль за регионом.
- Ответственность за объем продаж региона.
- Контроль и развитие дистрибьюторов.
- Управление торговыми представителями по работе с ключевыми клиентами и торговыми представителями по работе с дистрибьюторами.
- Планирование мероприятий по продвижению продукции.
- Взаимодействие с КАМ.
Таким образом, вводилась новая позиция и, что самое главное, появлялось новое и незнакомое слово для всей полевой организации - ответственность за продажи .
Не все были готовы эту ответственность на себя взять, и в 2004 году мы произвели самую существенную кадровую реформу - я поменял много людей; часть из них, поняв, что грядут не самые желательные для них перемены, ушли сами. 2004-й стал годом непрекращающихся интервью. Вначале было важно определить, кто остается, и такая возможность была дана всем. Я за полгода 2004-го познакомился лично с каждым ключевым менеджером, чтобы понять, будем мы дальше плыть вместе или нет. По некоторым было сразу понятно, что мы расстаемся, другие вполне могли перестроиться, а были некоторые (хоть и меньшинство), которые вызывали восхищение, и мы продолжали работать вместе.
С июля 2004 года мы начали встречаться с новыми кандидатами. Процесс принятия новых людей оказался крайне непростым. Часто у нас с Димой и Сергеем были диаметрально противоположные точки зрения (мы отсматривали кандидатов в основном в их отделы). Я в первую очередь обращал внимание не на профессиональные навыки - несмотря на всю важность этого критерия, не удовлетворявший ему кандидат и не мог оказаться на собеседовании (эту часть работы выполнял отдел по работе с персоналом), - а на то, каков был сам по себе человек: горели ли у него глаза, испытывает ли он прилив сил и эмоций, рассказывая про достигнутые им результаты, что им движет в делах. Ребята проверяли, насколько он успешен как менеджер, просили его/ее рассказать про успехи, про выдающиеся достижения, а я в этих примерах смотрел на другое. Мне важно было увидеть, вдохновляем ли кандидат, есть ли у него энергия и желание добиваться невозможного.
Помимо новых позиций и новых менеджеров, пришедших в команду, произошло еще много чего. Вновь пришедшие менеджеры стали разбираться дальше внутри своих команд (торговые представители) и начали наведение порядка и в их рядах. Чтобы продемонстрировать всю значимость и масштаб преобразований, приведу следующий пример. На конференции в январе 2005 года я поприветствовал всех собравшихся (было около ста человек), сказал, что на этот раз с нами много новых людей, которые пришли в компанию в течение второй половины 2004 года, и попросил встать тех, кого не было на прошлой конференции, - встало человек 70... А я сел - от пережитого шока.
Таким образом, к концу года структура отдела продаж приобрела следующий вид:
Эволюция дистрибьюторской системы
Добрались руки в 2004-м и до дистрибуции. А там, как говорится, было чем заняться. Дистрибьюторы имели годовые контракты и никогда не знали, продолжат с ними работать или нет. Крупные дистрибьюторы находились в привилегированном положении, имея большую скидку за объем отгрузок. Не существовало четких правил игры - каждый дистрибьютор мог торговать где угодно (в смысле территории) и как угодно (в смысле цены). Существовал демпинг - дистрибьюторы «сливали» товар по очень низким ценам, разрушая тем самым рентабельность работы с нами. Многие дистрибьюторы использовали наш контракт, а работали их клиенты напрямую, приезжая к нам на склад и забирая товар по доверенности - перепродавая потом опять по очень низким ценам и не на своей территории. И это только основные «неувязочки»...
Мы начали открыто обсуждать, как должна выглядеть система через несколько лет, каков «портрет» наших дистрибьюторов. Одно было совершенно четко и определенно - далеко не все наши партнеры продолжат «играть» с нами и многое изменится.
Мы начали проводить дистрибьюторские конференции -мероприятия, где собирали всех наших партнеров и обсуждали с ними, чего мы добились, что предстоит, расставляли приоритеты ближайшего времени, рассказывали, как и за счет чего мы собираемся достигать намеченного, делились новостями по запуску товаров и компании в целом. И вот в июне 2004 года мы собираем первую дистрибьюторскую конференцию, всех партнеров. Хорошая возможность для меня познакомиться с теми, с кем еще не успел, а дистрибьюторам - наконец узнать, чего мы хотим делать и куда двигаться.
В качестве примера приведу повестку дня первой дистрибьюторской конференции:
- Вступительное слово.
- Бизнес-обзор первой половины года.
- Стратегия компании-2004.
- Эволюция полевой организации.
- Эволюция дистрибьюторской модели.
- Совместное развитие бизнеса.
- Ключевые розничные сети.
- Маркетинговые планы и новости трейд-маркетинга.
- Итоги конференции.
Мы начали сокращение численности дистрибьюторов
Интересны для дальнейшего сотрудничества нам были компании следующего толка:
- Компании, ориентированные на активные продажи. Не оптовые базы, какой бы большой ни была их клиентская сеть, а в первую очередь компании, в которых существует отдел продаж с торговыми представителями. И он быстро растет и развивается.
- Компании, имеющие стратегию развития в дистрибьюторском бизнесе. С наличием плана на несколько лет у большинства компаний обстояло не очень, но одни четко себе это представляют, а другие нет. Было много компаний, которые хотели «срубить денег» сейчас, их сейчас все устраивает, и они не думают о завтрашнем дне.
- Компании, имеющие сильные финансовые и логистические возможности. Наличие собственных средств и активов. Компании, желающие инвестировать в развитие собственной инфраструктуры - складов, транспорта, филиалов, людей и т. д.
- Лояльные к нам компании, готовые включиться в нашу стратегию. Важно, чтобы компания разделяла наши взгляды и наши представления о том, как мы будем развиваться, поддерживала нас в этом.
Универсализация торговых условий
Условия торговли обнародовались каждый год и, в принципе, были привязаны к определенной системе, но в ней существовало два фундаментальных недостатка: разница от 2,5% между маленькими и большими дистрибьюторами и наличие «закулисных» скидок отдельным дистриьютора м (ввиду их исключительно большого масштаба), что делало этот разброс еще заметнее. Это, в свою очередь, давало возможность отдельным дистрибьюторам торговать по более низким ценам и демпинговать рынок. В итоге получалось, что какая-нибудь московская компания могла продавать товар на несколько процентов ниже в регионы, чем блокировала деятельность местного дистрибьютора. Конечно, причин этому было несколько, но все же базовая «несправедливость» коренилась именно в нас, и это первое, что необходимо было устранить.
Начало закрепления определенных территорий
за каждым дистрибьютором. В 2004 году мы взялись за крупные города. В каждом городе после сокращения числа дистрибьюторов оставшиеся наши партнеры получали определенную территорию города в свое «ведение». Теперь только они, и больше никто другой, отвечали за продажи на этой территории и имели право продавать только там. Это должно было положить конец неконтролируемым продажам и создать основу для построения четкой и понятной системы. До этого мы провели работу по разделению городов на равное количество частей (в основном две-три) между нашими дистрибьюторами и закрепили такое разделение в контрактах. Это все касалось сначала только городов. Мы не готовы были закреплять все областные территории, но прекрасно понимали, что это будет нашим следующим шагом.
Создание выделенных отделов
Вот уж серьезный процесс, который был абсолютно новым для нас. Важно было посчитать, сколько торговых представителей должно быть у каждого дистрибьютора (конечно, только у тех, где мы создавали выделенные отделы). Также была внедрена новая скидка за наличие выделенного отдела - по сути дела, мы взяли на себя его финансирование.
Выделенные, или эксклюзивные, отделы - это структура внутри отдела продаж дистрибьютора, продающая продукцию того или иного поставщика (ее, собственно, и выделившего). Это одна из форм работы через дистрибьютора: до этого продукция продавалась через общий прайс-лист торговыми представителями, продающими все - весь ассортимент продукции у дистрибьютора. Но с ростом бизнеса более крупные поставщики начали применять именно такую схему работы. Она давала сфокусированность торговых представителей на своей продукции и делала процесс управления намного эффективнее. Мы были далеко не первыми, кто пришел к модели работы через выделенные отделы, но однозначно масштаб (количество выделенных представителей по всей стране) и срок внедрения (полгода) были яркими и запоминающимися, невзирая на то что подобные темпы внедрения вызвали немалое сопротивление и массу вопросов у дистрибьюторов.
Письмо дистрибьюторам
Тема: выделенные отделы по дистрибуции косметики «Блондкопф».
Уважаемые дамы и господа ,
С 1 января 2004 года на базе ваших компаний создаются выделенные отделы. Организационная структура включает в себя следующий персонал:
- руководитель отдела;
- торговые представители (количество определяется индивидуально, согласно поставленным задачам по покрытию торговых точек на закрепленной территории);
- мерчандайзеры (количество определяется из расчета центральных торговых точек с высокой проходимостью, где необходимо производить выкладку чаще одного раза в неделю);
- промоконсультанты (количество определяется из расчета крупных магазинов с высокой проходимостью на закрепленной территории).
- отдельное помещение на базе вашего офиса, оборудованное необходимой мебелью для работы;
- отдельный персональный компьютер;
- индивидуальный электронный адрес;
- телефон, факс, принтер;
- свободный доступ к ксероксу;
- все необходимые канцелярские принад лежности.
Ежемесячная (по факту) компенсация затрат на персонал (план затрат согласуется предварительно):
- заработная плата / фиксированная часть оплаты сотрудников отдела;
- премия / переменная часть оплаты сотрудников отдела;
- расходы на эксплуатацию автомобиля;
- переговоры по мобильной связи.
Формы отчетов прилагаются.
Коротко суммирую наши действия:
- Выделили города, где у нас есть дистрибьюторы.
- Подсчитали количество торговых точек.
- Приняли, что один торговый представитель должен обслуживать 50 торговых точек в каждом городе.
- Разделили количество точек на 50 и получили в первом приближении необходимое количество торговых представителей.
- Сделали «проверку на реальность» - учтя целевые показатели по продажам, приходящимся на одного торгового представителя, - и скорректировали цифру.
Так для каждого города проявилась некая картина, сколько должно быть сотрудников в выделенных отделах.
В течение полугода мы собирались полностью сформировать все выделенные отделы у всех дистрибьюторов, с которыми мы работали на тот момент.
Вот такую картину мы получили в итоге 2004 года: набрано 448 сотрудников в выделенные отделы, начата работа в 72 городах с охватом 9600 торговых точек. Доля продаж через выделенные отделы достигла 15% от общего оборота российского представительства.
Запуск ценовой модели
Универсализация торговых условий дистрибьюторов значила также и универсализацию торговых условий для розницы. Мы сделали первую попытку и разработали ценовую модель для торговли, с тем чтобы все продавали по одной цене, тем самым устраняя разброд в ценовой политике, создававший хаос на рынке, - шаг для компании понастоящему революционный.
Регионы отвечают за объем
Ключевым моментом была передача ответственности за объем в регионы, региональным менеджерам по продажам. Работа четырех человек в Москве полностью переносилась в регионы, где она и должна была быть: десять РСМ получали новые обязанности, новые возможности, новые рычаги управления. Процесс был начат в конце 2004 года и полностью закончен в первой половине 2005-го. Он оказался непростым, в первую очередь для осознания людей в регионах, что теперь только они отвечают за продажи и осуществляют полный контроль за ними. Так же непросто было четырем московским КАМ принять обязанности, связанные в большой степени с развитием инфраструктуры дистрибьюторов и созданием новых планов действий для улучшения покрытия и дистрибуции.
Эта табличка была представлена руководству и всем сотрудникам организации, чтобы проиллюстрировать, что именно меняется и как теперь все будет выглядеть - кто за что отвечает:
Новый процесс запусков новинок
Мы разработали новый процесс в запусках инициатив (новинок) и презентовали его на конференции:
- Организация узнаёт об инициативах следующего квартала за полтора месяца (на специально назначенной встрече со специально созданной структурой).
- На основе этих новостей всей организации продаж высылается инициативное письмо (см. приложение), которое:
- акцентирует внимание на двух-трех ключевых приоритетах месяца;
- описывает цели по дистрибуции, ценообразованию, выкладке;
- информирует о видах и количестве рекламных материалов;
- содержит подробный план поддержки приоритетов во всех каналах сбыта (сценарий, затраты).
- Инициативное письмо высылается за месяц до начала продаж в магазинах.
- Период реализации инициатив/приоритетов месяца - с 1-го по 31-е число каждого месяца.
- До официальной даты начала продаж в магазины товар не может поступать в торговлю.
- Организация неукоснительно претворяет инициативный план (письмо) в жизнь.
- Доставка РМ на склад дистрибьютора.
- Количество и вид - в инициативном письме.
- РМ отгружены на склад до старта инициативы.
Невозможное возможно?
Ключевым словом в изменении отношения к происходящему стало понимание, что есть много способов решения проблем, о которых все так привыкли говорить. Но надо признать, что в 2004 году все слишком стремительно менялось. В первую очередь менялся сам состав команды: были совсем никудышные ребята, с которыми бесполезно было начинать строить новую организацию и новую команду для достижения новых высот. То есть вначале набрали довольно много людей, которые приходили и буквально офигевали от количества задач («проблем»), которые им предстояло решить. На интервью все просто - пришли, поговорили, я рассказывал красивые истории о возможности начать путь гигантских достижений, который сделает эту команду великой, и что у них (новых людей) есть уникальная возможность присоединиться к этому прямо сейчас. Моей харизмы, конечно, хватало на проведение интервью и убеждение в важности предложения - люди приходили к нам в команду, но довольно быстро информационный (и реформационный!) поток, а также интенсивность предполагаемых усилий сбивали новичков с толку. Помню, что в горящих поначалу глазах восклицательный знак восторга быстро превращался в большой вопросительный - как можно все это исправить и решить, да еще в такие сроки?! А когда число вопросов, которые необходимо решить, растет гораздо быстрее, чем рождаются варианты их решения, тут и наступает критический период, который глушит стремление сражаться до победного. А если еще с похожими проблемами сталкиваются и твои соседи (коллеги по работе), то тут не до драйва. Конечно, не всё было безнадежно: спасало желание побороться, оживляемое время от времени стимулирующими беседами со мной как с руководителем, но оно, это желание, не было устойчивым. Как правило, таких разговоров хватало на неделю-другую, а потом рутина засасывала.
